Minden részvevő szolgálati hely és klub vagy egyesület a nevezések beküldésével egyidejűleg az erre szolgáló nyomtatvány kitöltésével adja meg az IPMC-Csillagtúrázók Küldött-kongresszusán  részt vevő, a következő számítás alapján megállapított számú küldött (küldöttek) nevét és címét:
5 és 10 fő között jelentkezett részvevő után                 1 küldött
16 és 30 fő között jelentkezett részvevő után             2 küldött
31 fő vagy annál több jelentkezett részvevő után             3 küldött
Minden nemzetnek legalább egy küldöttel képviseltetnie kell magát (az adott országból akár csak egy részvevő esetén is).

A 64. Nemzetközi Rendőri Csillagtúra küldött-kongresszusán az IPMC-alapszabály 12. cikkelye értelmében csak a nevezés lezártáig (2010. május 31-éig) jelentkezett küldöttek vehetnek részt.
Felhívjuk a figyelmet az összefogás lehetőségére: amikor nem éri el az adott klubtól jelentkezők száma a minimum 5 főt, akkor több ilyen klub közös küldöttel képviseltetheti magát a kongresszuson.